Hoy en día los proyectos no se manejan mediante el uso de una sola metodología. Algunos gerentes de proyectos tienen un modo clásico el cual les ha servido por muchos años en la gestión de los proyectos que tienen a cargo, pero hoy en día ya existen nuevas metodologías y tecnologías que nos permiten hacer uso de ellos. A veces somos reacios a cambios y simplemente creemos que lo que hacemos es siempre correcto. El tema de hoy no es acerca de la reacción que tenemos a los cambios, sin embargo si tiene mucho que ver con la metodología que usamos para nuestros proyectos y en este caso presentaremos lo que es ScrumBan.
¿Quién no ha oído de PMI? ¿Quién no ha oído de Metodologías Ágiles?. Quizás si, quizás no, pero si no lo haz hecho, este es el momento. Hoy hablaré de 2 metodologías que unidas generan un nueva llamada ScrumBan (Scrum and Kanban). Para poder explicar este mix lo haré comparando los roles usados en las metodologías y los conocidos a nivel mundial y unos ejemplos que nos permitirán entender un poco más acerca del tema:
Scrum: Es una metodología ágil que nos permitirá entregar productos cada cierto tiempo (sprint) para que el usuario pueda ver como está saliendo el producto.
Los Roles que se usan en esta metodología son:
- Product Owner: Líder Usuario
- Manager: Gerente de Proyecto
- Scrum Master: Lider Técnico
- Team Master: Equipo de Desarrollo
Algunos conceptos que son necesarios tener en cuenta:
- Product BackLog: Lista de entregables que forman parte del Producto a desarrollar, es decir el WBS. Por ejemplo Reporte de Gestión, Reporte de Indicadores, Registro de Productos, etc…
- Sprint: Período en el que se le debe mostrar los entregables pero como subProducto al Product Owner y a los StakeHolders. Podría ser cada 2 semanas o cada mes. Hay que elegir el sprint adecuado.
- Sprint Review Meeting: Reunión a realizarse para definir el siguiente sprint Backlog. Por ejemplo si tu sprint es quincenal entonces al inicio de cada quincena se reunen para definir el sprint BackLog de la siguiente quincena.
- Sprint BackLog: Lista de entregables a desarrollar en un sprint. Es un sub conjunto de todos los entregables.
- Daily Scrum: Reunión diaria para ver problemas, incidencias que pueden retrazar el desarrollo del entregable o compartir algunos temas de interés para acelerar el desarrollo del entregable.
KanBan: Es una metodología que nos permite visualizar el flujo de trabajo definir el limite de entregables en proceso y poder saber el tiempo que toma el desarrollo de un entregable.
En esta metodología no se definen roles, pero si 2 conceptos: WorkFlow y WIP (Work In progress). Uno está relacionado al flujo del trabajo que usarás en la generación del producto y el otro para definir la cantidad de trabajo en proceso que es recomendable para no saturar al equipo o para no permitir tiempos ociosos en el equipo.
Por ejemplo cuando uno desarrolla un software podrías los siguientes pasos: Entregables pendientes, Entregables en proceso, Entregables culminados. Además podríamos tener un WIP = 2. Para describir estos conceptos hay que crear una Pizarra (Dashboard) donde tenemos que definir las columnas como pasos y las filas como entregables. En el ejemplo anterior el WIP= 2 nos indica que sólo 2 entregables pueden estar en proceso. En caso existan 3 tendríamos que tratar de culminar 1 entregable.
El objetivo es crear este Dashboard ya sea usando Excel, un software, o una pizarra. Yo recomiendo el uso de una Pizarra para que éste sea visible para el equipo de trabajo. La idea es que cada miembro del equipo o cualquiera que este fuera del proyecto pueda darse cuenta fácilmente como está yendo el proyecto. Un ejemplo es el siguiente:
Kanban
ScrumBan: Metodología Scrum + Kanban que mezcla ambos conceptos para gestionar tus proyectos.
Este mix nos permite tener reuniones diarias para dar soluciones a problemas que impactan sobre el desarrollo de un entregable, permite priorizar los entregables mediante reuniones con el lider usuario, permite presentar al usuario parte del producto cada tiempo sprint; así como también permite tener el control de cuantos entregables se encuentran en proceso, cuantos culminados y poder tener una vista gráfica de cómo estamos logrando nuestros objetivos.
Espero que esta publicación les permita tener una mejor entendimiento de la metodología y los exhorto a poder experimentar con esta metodología que les puede ayudar a lograr éxito en sus proyectos. Quiero ser claro que el éxito del proyecto no sólo depende de una metodología sino de la forma como lo usas. Así que con la práctica y algunas mejoras que puedas incluir a la metodología pues conseguirás mayor visibilidad y éxito en los proyectos.
Muy buenos días y éxitos en sus proyectos.
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